Уведомление Роскомнадзора: нужно ли подавать ИП без сотрудников

Вы работаете как ИП без сотрудников: принимаете заявки с сайта, записываете телефоны клиентов в таблицу и ведёте заказы в CRM. Нужно ли уведомление Роскомнадзора, если у вас нет кадрового учёта?

Отсутствие сотрудников не освобождает от уведомления. Оно касается обработки персональных данных, включая сведения клиентов. По общему правилу статьи 22 152-ФЗ оператор уведомляет Роскомнадзор до начала обработки, если не подходит под предусмотренное исключение.

Кто вообще считается оператором?

Тот, кто определяет цели обработки, состав данных и действия с ними. Это может быть компания или ИП. Определение приведено в статье 3.

Если вы решили собирать телефоны для записи клиентов и выбрали CRM, вопрос об обязанностях оператора относится к вам. Разработчик сайта или поставщик программы не подаёт уведомление от вашего имени только потому, что вы пользуетесь его услугами.

Отсутствие сайта тоже не решает вопрос. Сведения могут поступать по телефону, в почту или через другие формы записи.

Есть исключение для маленького бизнеса?

Размер оборота и число сотрудников в перечне исключений статьи 22 не указаны. Среди действующих исключений есть обработка исключительно без использования средств автоматизации.

Поэтому бумажный журнал стоит оценивать вместе с остальными процессами. Если вы ведёте ещё и электронный учёт клиентов, нельзя описывать весь бизнес как бумажный. Уточните фактический способ обработки.

При проверке старых советов смотрите дату. Некоторые прежние исключения из статьи 22 утратили силу в 2022 году. Ссылаться на них при подготовке сегодняшнего уведомления нельзя.

Какой штраф за неподачу?

За неисполнение или просрочку обязанности уведомить ч. 10 ст. 13.11 КоАП предусматривает от 100 до 300 тыс. ₽ для коммерческого юридического лица. По примечанию к статье ИП отвечает по этой части как юридическое лицо.

Подготовить документ сейчас и подать его всё равно нужно, если обязанность есть. Но поздняя подача не гарантирует освобождения от ответственности за прошлое нарушение. В уведомлении указывайте достоверные сведения, включая дату начала обработки.

А если бухгалтер уже подавал уведомление?

Начните с официального реестра операторов Роскомнадзора. Ищите по реквизитам и сравните запись с вашей организацией или ИП. Затем проверьте, какие сведения там указаны.

Если запись есть, но вы изменили обработку, может понадобиться уведомление об изменении сведений. Повторное первичное уведомление не стоит подавать без разбора.

Не нашли запись? Поднимите подтверждения прошлой отправки. В одном поиске можно ошибиться реквизитами, а недавнее обращение ещё может находиться на рассмотрении. Сопоставьте результат поиска с документами.

Что собрать перед заполнением формы?

Опишите процессы, в которых используете сведения людей. Для записи на услугу это могут быть имя и телефон клиента; для найма появится другая цель и другой набор данных. По каждой цели подготовьте сведения, которые требует статья 22.

Уточните у технического специалиста или поставщика, где находятся базы и какие меры защиты вы применяете. Фраза «всё хранится в интернете» не поможет заполнить сведения о месте нахождения базы.

Если используете иностранные сервисы, разберите передачу данных за рубеж. Статья 12 предусматривает для трансграничной передачи отдельное уведомление. Обычное уведомление об обработке его не заменяет.

За подачу уведомления надо платить?

Самостоятельная подача через официальный порядок не требует оплаты посреднику. Формы размещены на портале Роскомнадзора. Вы выбираете доступный способ, подписываете уведомление и сохраняете подтверждение отправки.

Помощь специалиста оплачивают за подготовку сведений и документа. Здесь полезно уточнить результат услуги: вам выдадут проект, помогут заполнить форму или выполнят подачу по полномочиям. Это разные объёмы работы.

В regpdn.ru подготовка уведомления стоит 3 500 ₽. Специалисты готовят документ под вашу обработку. Подписываете и подаёте уведомление вы. Если запись уже есть, можно заказать её проверку.

После отправки сохраните подтверждение и проверьте сведения в реестре. Затем сверьте с ними документы и работу сайта: запись в реестре не подтверждает корректность каждой формы и каждого согласия.