Сколько хранить резюме из hh.ru: персональные данные соискателей после отказа

Откройте папку с резюме по последней закрытой вакансии. Кого-то вы приняли, другим отказали, ещё нескольких решили «оставить на будущее». На каком основании вы храните данные каждой из этих групп?

Для всех файлов нельзя назначить один срок. Нужно учесть цель обработки и вид документа. Правило о 30 днях после достижения цели из 152-ФЗ и сроки хранения кадровых документов отвечают на разные вопросы.

После отказа у компании есть 30 дней на удаление?

По ч. 4 статьи 21 152-ФЗ после достижения цели оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок до 30 дней. Но сама норма предусматривает исключения: договор, соглашение с человеком или законное основание для дальнейшей обработки.

Отсюда нельзя сделать вывод «все резюме удаляем через месяц после скачивания». Дата получения файла не равна дате достижения цели. И сначала нужно проверить, не относится ли документ к категории с обязательным сроком хранения.

Например, пункт 438 перечня Росархива, утверждённого приказом № 236, предусматривает год хранения для перечисленных в нём документов лиц, не принятых на работу, включая заявления и анкеты. Кадровик должен определить вид конкретного документа. Срок из этой строки нельзя переносить на любые файлы из почты рекрутера.

Кандидат сам разместил резюме на hh.ru. Почему нельзя оставить копию?

Размещение резюме объясняет, откуда вы получили сведения. Для дальнейшей работы нужно ещё определить цель и основание по статье 6.

Проверьте, как вы нашли кандидата: он откликнулся на вашу вакансию или рекрутер обратился к нему после поиска. Учитывайте условия hh.ru и доступность резюме. Скачанный файл не содержит разрешения на любое использование контактов.

Например, после завершения подбора вы хотите передать резюме другой компании. Это новое действие с данными. Согласие на участие в вашем подборе не следует считать согласием на передачу знакомому работодателю.

Как оставить человека в кадровом резерве?

Определите цель резерва, состав данных и условия дальнейшей обработки. Если основанием будет согласие, объясните кандидату, для каких будущих вакансий вы хотите хранить сведения, и сохраните подтверждение его выбора. При выборе сроков кадровик учитывает и пункт 439 перечня Росархива: для документов по формированию кадрового резерва организации, включая резюме, он предусматривает пять лет. Цель дальнейшего использования контактов и основание для неё определите отдельно.

Название папки «Кадровый резерв» ничего не сообщает кандидату. Перенос туда файла не создаёт согласия. При разборе архива проверьте, что вы можете показать по каждому человеку: источник, основание и условия хранения.

Не добавляйте к резюме сведения, которые не нужны для подбора. Статья 5 требует соотносить данные с целью. Оценка тестового задания и личные подробности о семье кандидата требуют разного обоснования.

Кандидат попросил удалить данные. Как ответить?

Сначала найдите его сведения в системе подбора, почте и рабочих папках. Передайте обращение ответственному за персональные данные. Он должен проверить требование, основания дальнейшего хранения и применимый срок ответа.

В статье 21 предусмотрены разные сроки для достижения цели, отзыва согласия и требования прекратить обработку. Использовать правило «у нас всегда 30 дней» для любого обращения нельзя.

Если при обстоятельствах ч. 5 ст. 13.11 КоАП оператор не выполнит в срок требование об уточнении, блокировании или уничтожении данных, штраф для юридического лица составит от 50 до 90 тыс. ₽. Текст КоАП. Речь о невыполнении конкретной обязанности, а не о штрафе за каждое сохранённое резюме.

С чего начать разбор архива?

Возьмите одну закрытую вакансию. Составьте список мест, где команда хранит сведения кандидатов. Для каждого вида документов укажите цель, основание и срок. Затем определите, что продолжаете хранить, кому оставляете доступ и что подлежит уничтожению.

Проверьте вложения у руководителей: удаление карточки из системы подбора не удаляет письмо с копией. Передайте команде порядок работы с такими файлами и назначьте сотрудника, который будет учитывать обращения кандидатов.

Если вы принимаете резюме через собственный сайт, regpdn.ru подготовит политику и необходимое согласие для этого сбора. В заявке укажите цель подбора и дальнейшую работу с откликами. Для существующего архива кадровику и ответственному за данные потребуется определить сроки и основания хранения по видам документов.