Персональные данные сотрудников в 1С: когда бухгалтеру нужно согласие

Сотрудник отозвал согласие на обработку персональных данных. Бухгалтеру теперь нельзя начислять зарплату и сдавать отчётность?

Начислять зарплату и выполнять обязанности работодателя нужно. Для необходимых данных есть основания, связанные с законом и трудовым договором. Но если вы передаёте сведения внешней бухгалтерии или используете их для другой цели, основания нужно проверить отдельно.

Для каких действий бухгалтеру не нужно согласие работника?

Статья 6 152-ФЗ допускает обработку, необходимую для выполнения установленных законом обязанностей и исполнения договора с человеком. На этих основаниях работодатель использует сведения для расчётов с сотрудниками и обязательной отчётности.

Отзыв согласия не прекращает такую обработку при наличии другого законного основания. Это предусмотрено и статьёй 9. Поэтому описать весь кадровый учёт одним согласием, которое работник может отозвать, было бы неточно.

Проверьте цель каждого действия. Подготовить расчётный листок и передать личный телефон работника партнёру для рекламы нельзя обосновать одной задачей «вести бухгалтерию».

А бухгалтер на аутсорсе чем отличается от штатного?

Внешняя компания получает данные как отдельный участник обработки. Прежде чем открывать ей 1С, проверьте основание передачи.

По статье 88 ТК РФ работодатель не должен сообщать данные работника третьей стороне без письменного согласия, кроме предусмотренных законом исключений. Договор об оказании бухгалтерских услуг сам по себе не заменяет проверку этого требования.

Если внешняя бухгалтерия действует по вашему поручению, опишите условия по ч. 3 статьи 6 152-ФЗ. Проверьте, есть ли в договоре или приложении:

• Цели, перечень данных и операции, которые выполняет бухгалтерия.
• Обязанности соблюдать конфиденциальность и обеспечивать защиту.
• Порядок подтверждения принятых мер и сообщения об инцидентах.

Согласуйте, кто получит доступ и что подрядчик сделает с копиями после завершения работ. Перечень передаваемых файлов лучше обсудить до первой выгрузки базы.

За отсутствие какого согласия возможны 700 тысяч штрафа?

Если закон требует письменного согласия, а компания его не получила или нарушила требования к составу, действует ч. 2 ст. 13.11 КоАП. Для юридического лица предусмотрено от 300 до 700 тыс. ₽.

Это не штраф за начисление зарплаты без универсального кадрового бланка. Сначала нужно установить, требовалось ли письменное согласие для конкретной операции. Например, проверить основание передачи данных работников третьей стороне.

Можно дать помощнику бухгалтера доступ ко всей 1С?

Статья 88 ТК РФ позволяет допускать к данным работников специально уполномоченных лиц и только в объёме, нужном для их функций. Поэтому сначала перечислите задачи помощника. Затем администратор подберёт права.

Платформа 1С поддерживает разграничение доступа. Конкретные роли зависят от конфигурации. Попросите проверить их под учётной записью с такими же правами, как у помощника: какие документы он откроет, сможет ли выгрузить сведения и увидеть зарплаты сотрудников.

Отдельно проверьте папку с экспортом. Ограничения 1С не управляют файлом, который бухгалтер сохранил на общий диск. Узнайте, кому доступна эта папка.

Что проверить при смене бухгалтерской компании?

Составьте перечень передаваемых дел: базы, рабочие файлы и документы, которые нужно хранить. Для них определите получателей и разрешённый способ передачи.

После завершения работ отзовите доступ прежнего подрядчика к программе и хранилищам. Уточните, остались ли у него копии, и примените согласованный порядок работы с ними. Если закон требует хранить конкретный документ, учтите это при передаче и прекращении доступа.

Для внутренней проверки запишите по каждому процессу цель и основание. Например, зарплата, передача внешнему бухгалтеру, публикация сведений на сайте. Так вы увидите, где нужен документ от сотрудника, а где следует исправить права или договор.

В regpdn.ru готовят проекты согласия работника, в том числе для ситуаций, где нужно письменное согласие. Опишите получателя данных и цель передачи. Специалисты подготовят документ под эту задачу. Права 1С и доступ к файлам настроит ваш администратор.