Google Forms и персональные данные: можно ли собирать телефоны в Google-форме

Для записи на вебинар вы создали Google-форму: имя, email и телефон. Добавили согласие, вставили ссылку в рекламу. Но где Google запишет ответы в момент отправки анкеты?

Для персональных данных граждан России это один из главных вопросов. Согласие участника не отменяет требование локализации. А выгрузка ответов на российский компьютер после сбора не меняет того, где вы их собирали.

Что именно требует закон?

Часть 5 статьи 18 152-ФЗ ограничивает использование зарубежных баз при сборе персональных данных граждан РФ. Она перечисляет операции, включая запись и хранение, и предусматривает конкретные исключения. Обычное согласие на заполнение анкеты среди них не указано.

За нарушение локализации по ч. 8 ст. 13.11 КоАП предусмотрено от 1 до 6 млн ₽ для юридического лица. По примечанию к статье ИП отвечает по этой части в том же порядке.

Это основание проверить анкету до сбора телефонов. Из нормы не следует, что любой опрос в Google Forms образует нарушение: нужно установить, какие данные вы собираете и как устроена обработка.

У меня платный Google Workspace. Можно выбрать Россию?

В справке Google о регионах данных для поддерживаемых данных указаны США, Европа и вариант без предпочтения. Российского региона в этом перечне нет. Доступность функции зависит от редакции Workspace и вида данных.

Поэтому сама оплата подписки не подтверждает локализацию в России. Попросите технического специалиста проверить условия именно вашего сервиса. Если он ссылается на выбор региона, уточните, каких данных и операций касается настройка.

А если убрать имя и оставить только email?

Личный email тоже может указывать на человека. В статье 3 закон охватывает сведения, по которым можно определить человека прямо или косвенно. Удалить поле «Имя» недостаточно, если вы продолжаете собирать контакты.

С опросом без персональных данных ситуация другая. Например, вам может быть достаточно распределения голосов за время вебинара. Но перед запуском проверьте сбор email, авторизацию и загрузку файлов. Открытое поле «Комментарий» тоже требует внимания: участник может оставить там контакт.

Не называйте опрос анонимным, пока не проверили, какие сведения получает ваша компания и какие настройки сбора включены.

Что делать с уже работающей формой?

Выберите решение исходя из задачи:

• Для связи с участником нужен телефон или email. Подберите систему с подходящей схемой сбора и хранения. Запросите у поставщика сведения о базах и получателях данных.
• Нужны только результаты голосования. Уберите ненужные поля и проверьте, позволяет ли оставшийся набор определить человека.
• Правомерность текущего сбора пока не подтверждена. Приостановите спорную форму на время проверки. Зафиксируйте, где опубликована ссылка, чтобы заменить её в рекламе, письмах и на сайте.

После выбора новой системы проверьте интеграции. Если ответы из российской формы уходят в зарубежную таблицу, отдельно оцените эту передачу по статье 12. Владелец должен знать весь путь ответа.

Накопленные анкеты надо удалить?

Сначала определите, что вы вправе хранить и для чего. Часть сведений может быть нужна для исполнения обязательств перед участниками. Другие данные могли потерять смысл после мероприятия. Срок хранения должен соответствовать цели по статье 5.

Проверьте саму форму, связанную таблицу и выгрузки у сотрудников. Удаление одной таблицы не удаляет файл, который маркетолог скачал на ноутбук. Если вы выявили неправомерную обработку, применяйте порядок её прекращения и устранения нарушения из статьи 21.

Не переносите в новую систему весь архив без разбора. Для каждой категории сведений определите основание дальнейшего хранения.

Какие документы понадобятся для новой формы?

Опишите цель регистрации, поля анкеты, получателей и срок использования данных. На этой основе подготовьте политику и необходимое согласие. Проверьте сведения в уведомлении Роскомнадзора: замена систем может потребовать их обновления.

Отдельно решите вопрос рекламной подписки. Участник мог оставить email для получения ссылки на вебинар. Для последующих рекламных писем нужно предварительное согласие по статье 18 закона о рекламе.

В regpdn.ru можно заказать политику и согласия для выбранного способа сбора заявок. Укажите, что меняете Google Forms, и опишите будущую систему. Сотрудники сервиса подготовят документы; техническую миграцию выполнит ваша команда. Перед повторным запуском рекламы отправьте тестовую анкету и проверьте, где сохранился ответ.